La no obligación de entregar las nóminas en formato papel

Hoy en día, los que tenemos la suerte de tener el trabajo, estamos ya acostumbrados a recibir las nóminas por otros medios que el soporte papel, pero a veces surgen dudas de carácter jurídico acerca de los procedimientos on line.

Por ejemplo: ¿Es legal que una empresa cambie la forma de la entrega de las nóminas de soporte papel a informático? o ¿Qué ocurre si la empresa facilita solo el acceso a un portal on line para descargar o imprimir las nóminas?

Para responder a estas preguntas debemos analizar lo que dice al respecto el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores que regula el pago del salario mensual a los empleados y la obligación de la entrega por parte del empresario de la documentación correspondiente a modo de justificante del pago. En este sentido se indica que los recibos de salarios se deberán ajustar al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.

Este artículo complementa la Orden de 27 de diciembre de 1994 en que se establece el modelo de recibo de salarios y conforme a su artículo 2, el trabajador debe firmar la nómina para dar fe de la percepción de las cantidades resultantes de la liquidación, sin que esto suponga su conformidad con las mismas. Pero también añade que en el supuesto de realizarse el pago mediante transferencia bancaria, el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria sustituye la firma del trabajador. Por lo que a tenor de lo dispuesto, la Ley no obliga a la empresa a dar soporte papel a las nóminas de sus trabajadores y la entrega puede hacerse de varias formas siendo valida, además de la entrega en mano, también a través del portal on line o su envío por el correo electrónico y tampoco sería necesaria la firma del trabajador cuando se realizan  las transferencias bancarias ya que éstas tienen el valor de justificante de pago.

Igualmente a favor del sistema de nóminas on line se ha pronunciado el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, en la Sentencia de fecha 20 de noviembre de 2006, entendiendo que la Ley otorga más importancia al material cumplimiento de la garantía de abono de salario que a la forma en que se instrumente su pago. Asimismo, consideró que la transferencia bancaria es suficiente para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley, ya que constituye un justificante de pago válido.

No obstante, es importante  que la empresa informe adecuadamente a sus trabajadores sobre la forma de recibir las nóminas y adopte los mecanismos necesarios para que todos empleados pudieran consultar la información tal y como se regula en el Estatuto de los Trabajadores. Respecto de la forma de informar hay que elegir siempre la más efectiva en cada caso, pudiendo hacerlo el empresario por el correo ordinario, poniendo una nota informativa en el tablón de anuncios  de la empresa, indicando avisos en el portal de empleado si éste existiese, enviando email a los que disponen del correo corporativo, o a través de circulares informativas.

Áudea, Seguridad de la Información

Karol Sedkowski

Consultor Legal

www.audea.com