Ventajas de la digitalización

Como se ha comentado hace poco, existe un creciente interés por las organizaciones en digitalizar su documentación a favor de las innumerables ventajas que ello ofrece. La casuística es de lo más variopinta:

– Reducción de espacio para el almacenamiento de la información en soporte papel. La documentación en este formato puede quedar reducida a aquella documentación que tenga que hacerse valer  en Juzgados y Tribunales con fines probatorios diversos.

– Aumento de los niveles de servicio de consulta de la documentación: que redunda en una mayor disponibilidad de la información que sea necesaria para el negocio, y cuya imposibilidad de consulta simultánea podría repercutir en una ralentización de procesos determinantes para el mismo.

– Aumento de la integridad de la información: es mucho más barato incluir en la realización de  las habituales copias de respaldo que realiza periódicamente una organización a un servidor de ficheros o a una herramienta  de gestión documental, que mantener un archivo propio y otro centralizado o externo dónde se asegure la información ante destrucciones causadas por la fragilidad propia del formato.

– Aumento de la confidencialidad de la información: la utilización de algoritmos de encriptación para datos especialmente protegidos por necesidades legales o de negocio de la organización, permite asegurarse que ante un ciberataque, los datos no van a poder ser descifrados, siempre lógicamente, que se utilice el algoritmo más avanzado.

José Fernando García Cuesta.

Departamento de Gestión

Áudea Seguridad de la Información